Pencatatan transaksi, pembukuan bisnis, manajemen keuangan merupakan hal-hal yang sangat penting karena sangat membantu dalam meraih kesuksesan bisnis. Dengan melakukan upaya-upaya tersebut, segala aktivitas yang telah berjalan dalam suatu perusahaan dapat terekam. Kemudian dari rekaman itu dapat menghasilkan berbagai informasi. Seperti catatan penjualan, gambaran bagaimana perjalanan bisnis, apakah memperoleh laba atau justru mengalami kerugian, dsb. Dari hal itu pula nantinya dapat menjadi bahan evaluasi untuk menentukan langkah bisnis selanjutnya yang lebih terarah.
Saat ini pencatatan transaksi, pembukuan bisnis, maupun manajemen keuangan lainnya dapat dilakukan dengan lebih mudah dan praktis berkat adanya sistem atau program terkomputerisasi, seperti Point Of Sales (POS) dan accounting software. Keduanya program ini pada umumnya berbasis online dengan penyimpanan database berbasis cloud yang terhubung dengan jaringan internet. Ada juga berbasis offline desktop dengan penyimpanan lokal yang cenderung lebih stabil.
Nah, sebelum Anda memilih program tersebut, pastikan terlebih dahulu kebutuhan apa yang Anda butuhkan. Karena meski terlihat mirip, ternyata baik program POS maupun accounting software memiliki fungsi dan manfaat yang berbeda. Maka dari itu, wajib bagi Anda untuk mengetahui perbedaan Point Of Sales (POS) dengan Accounting Software. Agar Anda dapat menentukan program mana yang benar-benar cocok untuk kebutuhan perusahaan Anda.
Point Of Sales (POS)
Point Of Sales (POS) atau dalam Bahasa Indonesia berarti titik penjualan adalah sebuah program/ sistem yang umum digunakan oleh toko-toko retail untuk mempermudah pelayanan transaksi secara tunai. Biasanya program Point Of Sales ini terinstall dalam sebuah mesin khusus, tablet, smartphone, maupun perangkat lainnya. Dalam kehidupan sehari-hari, kita lebih mengenal POS ini dengan sebutan mesin kasir. Meski begitu, kegunaannya lebih canggih jika dibandingkan dengan mesin kasir pada umumnya.
Secara singkat, fungsi kerja Point Of Sales (POS) ini yaitu melakukan perhitungan jumlah yang terutang oleh pelanggan, menunjukkan jumlah tersebut. Kemudian dapat menyiapkan faktur untuk pembeli, dan menunjukkan opsi bagi pembeli untuk melakukan pembayaran. Selain itu, POS ini juga bermanfaat dari bagi manajemen perusahaan karena dapat memudahkan dalam perhitungan profit per item yang terjual, perhitungan stok, mencatat secara otomatis barang yang masuk dan keluar, mencatat pendapatan, pengeluaran, dan laba. Hingga memproses data menjadi laporan sederhana yang mudah dianalisa.
Dalam bentuknya yang paling sederhana, sebuah sistem POS memungkinkan seorang kasir dapat memproses pembayaran tunai dengan cara yang nyaman dan lebih efisien daripada menggunakan cara tradisional. Apalagi ketika tersinkronkan dengan laci uang, barcode scanner, mesin EDC (Electronic Data Capture), printer tanda terima, dan item lainnya. Sistem POS dapat menjadi alat yang hebat untuk membantu Anda melacak keuntungan, pelanggan, inventaris, dan masih banyak lagi.
Adapun beberapa keuntungan menggunakan Point Of Sales (POS) yaitu:
Transaksi penjualan menjadi lebih cepat dan praktis karena kalkulasi harga berlangsung secara otomatis;
Update stok harian lebih efektif dan efisien;
Kompatibel dengan berbagai hardware yang mendukung;
Dapat untuk menerima berbagai metode pembayaran baik itu tunai, non tunai, kartu debit dan kartu kredit, dll;
Dapat mengetahui laporan penjualan secara otomatis.
Salah satu contoh dari program POS adalah Bee POS, Blueprint POS, Moka POS dan lain lain
Accounting Software
Accounting software atau software akuntansi, sesuai penamaannya program ini berfungsi untuk memudahkan aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan keuangan dan membantu menyelesaikan proses-proses akuntansi. Dengan program ini Anda dapat melakukan pengelolaan buku besar dan pembuatan laporan keuangan. Mencakup laporan neraca, laba rugi, hingga laporan cash flow (arus kas).
Bahkan accounting software yang lebih luas juga mencakup modul pendukung lain yang saling terintegrasi. Termasuk modul hutang piutang, dan cash/ bank, gudang (inventory) dengan pencatatan informasi yang lebih rinci seperti informasi pelanggan, tanggal jatuh tempo, dan lainnya sebagainya. Bahkan bisa juga menyimpan transaksi dalam mata uang asing sekaligus mengelola kurs berbagai mata uang.
Dapat dikatakan bahwa accounting software ini lebih memfokuskan pada fungsi pembuatan laporan keuangan. Sekaligus sistem informasi back office yang lebih banyak digunakan untuk keperluan operasional internal perusahaan.
Beberapa keuntungan yang Anda peroleh jika perusahaan menggunakan accounting software antara lain:
Dapat mengelola dengan mudah semua cash inflow dan outflow;
Lebih menghemat waktu dan biaya. Karena siapapun dengan pengetahuan akuntansi minimal dapat menggunakan accounting software ini. Karena mempekerjakan seorang manajer akuntansi sangatlah mahal;
Memudahkan pencatatan pembukuan;
Memudahkan manajemen informasi di perusahaan;
Dapat mengetahui laporan keuangan, akuntansi, maupun laporan lainnya secara lengkap dan sistematis.
Salah satu contoh program accounting adalah BEE Accounting, Zahir Accounting dll
Lantas, apa perbedaan Point Of Sales (POS) dengan accounting software?
Dari pembahasan diatas dapat diketahui perbedaan jelas antara Point Of Sales (POS) dengan accounting software ini, antara lain sebagai berikut:
Dari segi user yang menggunakan sistem. Pengguna utama program POS pada umumnya adalah seorang kasir yang berhadapan langsung dengan para pembeli. Sementara pengguna accounting software biasanya seseorang dari divisi keuangan atau para akuntan saja. Akuntan tersebut nantinya akan memasukkan data-data (dalam bentuk dokumen konvensional) yang didapat dari departemen lain yang bertanggung jawab mencatat segala transaksi di lapangan.
Selanjutnya dari segi tujuan utama program itu dibuat. Sistem POS memiliki fungsi utama untuk mempercepat transaksi dan mempermudah pencatatan dalam penjualan retail. Sementara accounting software hadir sebagai sistem informasi manajemen keuangan dan laporan lainnya yang efektif dan sistematis bagi perusahaan.
Dan jika bicara mengenai fitur. Accounting software lebih memiliki banyak fitur dan modul yang sangat bermanfaat bagi manajemen perusahaan. Sementara fitur POS terbilang lebih terbatas khususnya dalam memproses laporan yang lebih kompleks.
Itulah perbedaan antara Point Of Sales (POS) dengan accounting software. Jadi, manakah yang tepat Anda pilih untuk perusahaan Anda? Jika perusahaan Anda merupakan bisnis ritel, minimarket, kafe, restoran. Atau apapun yang berhubungan dengan menjual produk secara langsung maka Anda bisa menggunakan POS. Sedangkan penggunaan accounting software lebih direkomendasikan untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang logistik, manufaktur, dan bisnis yang memiliki beberapa divisi di dalamnya.
Satu hal yang pasti, dengan tetap menyesuaikan kebutuhan perusahaan Anda. Keberadaan kedua program ini sama-sama baik serta sangatlah bermanfaat untuk mendukung kegiatan operasional sebuah bisnis daripada harus menggunakan pencatatan secara manual.
